Na logística, onde cada movimentação importa para um resultado eficiente, a gestão das ocorrências logísticas é uma ação fundamental para assegurar o alcance das metas e a integridade das cargas.
Isso explica porque muitos gestores de logística buscam incansavelmente estratégias eficazes para minimizar incidentes e avarias, elementos que podem significar a diferença entre o sucesso operacional e prejuízos consideráveis. Os riscos associados às movimentações logísticas requerem atenção especial e abordagem estratégica.
Descubra no artigo de hoje como melhorar a gestão de ocorrências logísticas em sua empresa de modo a não apenas proteger suas cargas, mas também otimizar a eficiência de sua cadeia de suprimentos.
O que são Ocorrências Logísticas? Quais os tipos?
Ocorrências logísticas são eventos que podem interromper ou prejudicar o fluxo normal da cadeia logística.
Elas podem ser classificadas em diversos tipos, como:
- Atrasos: na entrega de produtos ou materiais, causados por problemas de transporte, armazenamento, ou outros fatores;
- Avarias: danos físicos às cargas durante o transporte ou armazenamento, devido à má manipulação, embalagem inadequada, ou outros fatores;
- Perdas: extravio ou roubo de produtos ou materiais;
- Danos: à propriedade ou ao meio ambiente, causados por acidentes durante o transporte ou armazenamento;
- Problemas de documentação: erros ou inconsistências na documentação das cargas, que podem gerar atrasos ou multas;
- Falta de comunicação: entre os diferentes departamentos da empresa ou com os parceiros logísticos, que pode levar a erros e atrasos.
Qual o impacto das ocorrências logísticas?
De forma direta, podemos classificar os impactos em três categorias:
- Custos adicionais: atrasos, extravios, avarias, perdas de carga, multas, acidentes de trabalho, etc.
- Atrasos nas entregas: insatisfação dos clientes, perda de vendas, danos à reputação da empresa.
- Ineficiência operacional: aumento de tempo e recursos.
Perceba que o impacto das ocorrências logísticas afetam diretamente a eficiência logística de qualquer empresa. Logo, é necessário adotar um instrumento estratégico para mitigar riscos e otimizar o desempenho da cadeia de suprimentos nas empresas: o gerenciamento de risco na cadeia de suprimentos.
O que é gestão de ocorrências logísticas?
A gestão de ocorrências logísticas é um processo proativo e estratégico para prevenir, identificar, monitorar e resolver problemas que surgem na cadeia de suprimentos. Ela é fundamental para garantir o bom funcionamento da logística, reduzir custos e aumentar a eficiência da empresa.
Ocorrências como atrasos, extravios, avarias e perdas de carga podem gerar custos adicionais, atrasar entregas e comprometer a satisfação dos clientes.
Qual a importância da gestão de ocorrências na logística?
No panorama atual, a gestão de ocorrências na logística assume um papel de destaque e configura-se como um instrumento estratégico para mitigar riscos e otimizar o desempenho da cadeia de suprimentos. Sua importância se traduz em diversos benefícios tangíveis para as empresas, como:
- Redução de custos.
- Diminuição das perdas financeiras relacionadas a atrasos, avarias, perdas e danos.
- Menores custos com entregas, armazenagem e descarte de produtos danificados.
- Redução de custos com multas e indenizações por descumprimento de prazos ou falhas na entrega.
- Melhoria da eficiência.
- Aumento da velocidade, confiabilidade e previsibilidade da cadeia logística.
- Redução do tempo de entrega dos produtos.
- Aumento da produtividade e da capacidade de resposta da empresa.
- Entrega de produtos dentro do prazo e em perfeitas condições.
- Redução de reclamações e insatisfação dos clientes.
- Melhoria da imagem da empresa.
- Aumento da competitividade no mercado.
- Redução do risco de acidentes com colaboradores.
- Proteção a carga durante o transporte e armazenamento.
Portanto, além de o gerenciamento das ocorrências na logística contribuir para melhorar o desempenho da cadeia de suprimentos, promove um ambiente de trabalho mais seguro e saudável.
5 principais objetivos da Gestão de Ocorrências Logísticas:
- Mitigar riscos: Minimizar a probabilidade de ocorrências através da identificação de pontos críticos e da implementação de medidas preventivas.
- Reduzir custos: Diminuir as perdas financeiras causadas por atrasos, avarias, perdas, danos e outros imprevistos.
- Melhorar a eficiência: Aumentar a velocidade, confiabilidade e previsibilidade da cadeia logística.
- Aumentar a satisfação do cliente: Garantir entregas no prazo e em perfeitas condições, além de oferecer resposta ágil e eficaz em caso de problemas.
- Proteger a imagem da empresa: Fortalecer a reputação da empresa como confiável e eficiente na gestão da logística.
Mas para isso ser possível é necessário um processo sistemático e organizado no gerenciamento de ocorrências logísticas que se apoia em algumas etapas pilares.
Pilares no processo da Gestão de Ocorrências Logísticas
As etapas essenciais para uma gestão eficaz de ocorrências logísticas compreendem:
1. Prevenção
Começa na identificação de riscos com o mapeamento dos pontos críticos da cadeia logística e dos riscos potenciais de ocorrências para criar uma hierarquia de riscos. Aqui é fundamental considerar todos os aspectos no fluxo logístico na interação: pedestre, equipamento e carga.
Durante a investigação e análise dos riscos, os gestores devem utilizar ferramentas que permitam identificar falhas sistêmicas e implementar medidas corretivas para evitar sua repetição.
A Pirâmide de Bird é uma delas, pois ilustra a proporcionalidade entre diferentes tipos de eventos, desde incidentes sem perdas até acidentes com danos graves.
A gestão de ocorrências utiliza a investigação como ferramenta essencial para entender as causas dos problemas e aprimorar continuamente os processos logísticos.
Este aprimoramento será mais efetivo com a implementação de medidas preventivas, como:
- Treinamento de pessoal,
- Investimento em tecnologia,
- Criação de planos de contingência,
- Adoção de boas práticas de armazenamento e manuseio de cargas.
2. Monitoramento
O acompanhamento constante da cadeia logística é outra etapa essencial no gerenciamento de risco na cadeia de suprimentos. O uso de indicadores de desempenho logístico (KPIs) são fundamentais para o acompanhamento de taxas de atrasos, avarias, perdas, etc. Eles permitirão melhor análise de dados e identificação de causas raízes de problemas e oportunidades de melhoria.
Além disso, as ferramentas de rastreamento e monitoramento em tempo real, como TMS, RFID e sensores, permitem a identificação de problemas e respostas de ação em tempo hábil para prevenir o agravamento das ocorrências.
Sistemas de detecção de pedestres em vias de intenso fluxo de empilhadeiras ou dispositivos de monitoramento de avarias em cargas são exemplos de ferramentas para minimizar e até eliminar os riscos de ocorrências relacionadas aos danos causados por acidente de trabalho ou danos físicos às cargas durante o transporte ou armazenamento.
3. Ação
A etapa de ação na gestão de ocorrências logísticas tem o objetivo de minimizar os impactos negativos de um problema e garantir a rápida recuperação da cadeia de suprimentos. Ela se subdivide em dois pilares:
- Resolução Rápida e Eficaz das Ocorrências para definição de medidas corretivas.
- Identificar a causa raiz da ocorrência, os impactos gerados e os recursos disponíveis para resolução.
- Considerar o tipo de ocorrência, a severidade do problema, os custos envolvidos e o tempo de resposta necessário.
- Implementar medidas urgentes para minimizar os impactos imediatos e, posteriormente, ações corretivas para prevenir a reincidência da ocorrência.
- Designar responsáveis por cada ação, incluindo prazos e recursos necessários.
- Monitorar o progresso das ações e realizar ajustes quando necessário.
- Registrar todas as medidas tomadas, incluindo datas, responsáveis e resultados.
- Comunicação Transparente e Proativa na divulgação de informações.
- Para clientes, fornecedores, transportadoras, colaboradores e demais partes interessadas na cadeia logística.
- Usando canais de comunicação como Website, e-mail, telefone, redes sociais, comunicados oficiais e outros canais adequados.
- Com mensagens claras, concisas e precisas sobre a natureza da ocorrência, os impactos causados, as medidas tomadas e o cronograma de resolução.
Recomendações de Boas Práticas na Etapa de Ação:
I – Reúna um grupo de especialistas e crie um comitê de crise para tomar decisões rápidas e eficazes em caso de ocorrências graves.
II – Utilize ferramentas tecnológicas como softwares de gestão de ocorrências. Eles facilitam a comunicação, o acompanhamento das ações e a documentação do processo.
III – Realize simulações e treinamentos, prepare a equipe para lidar com diferentes tipos de ocorrências de forma eficiente.
IV – Invista em treinamento e capacite os colaboradores para comunicar-se de forma clara, objetiva e empática em situações de crise.
V – Promova uma cultura de segurança para incentivar a comunicação aberta e a aprendizagem com erros, para prevenir futuros incidentes.
4. Análise
Investigação das causas das ocorrências tem o objetivo de identificar falhas nos processos, sistemas, infraestrutura ou comportamento humano que contribuíram para a ocorrência.
As principais técnicas de análise são:
- Análise de causa raiz (RCA): Identificar a causa fundamental do problema, utilizando ferramentas como o diagrama de Ishikawa;
- Análise dos 5W2H: Investigar o que aconteceu, quem estava envolvido, quando aconteceu, onde aconteceu, por que aconteceu e como aconteceu.
A análise também busca prevenir a reincidência da ocorrência e aprimorar a cadeia logística corrigindo as falhas identificadas e implementando medidas de melhoria para otimizar os processos logísticos e aumentar a eficiência.
Tudo isso nos leva a última etapa do processo de gestão de ocorrências:
5. Melhoria Contínua
Envolve a atualização constante do plano de gestão de ocorrências e adaptação às necessidades e mudanças do mercado. As ações: passar por revisão periódica do plano, atualização das informações e inclusão de novas tecnologias para otimizar a gestão de ocorrências.
Nesse sentido, os gestores podem participar em grupos de estudo e fóruns para compartilhar experiências e aprender com outras empresas. Também, visitar empresas de referência para observar como elas gerenciam as ocorrências logísticas.
Mas tudo isso demanda tempo e especialização que muitos gestores não possuem. Afinal, precisam estar dedicados em seu negócio. Então, o melhor a se fazer para conseguir aprimorar a gestão de ocorrências é obter ajuda de especialistas.
E aqui a AHM Solution pode contribuir muito com suas tecnologias exclusivas e inovadoras que agregam valor ao setor logístico.
Somos referência em soluções logísticas para redução de danos a carga através do monitoramento durante o transporte e ampliação de produtividade e segurança na intralogística.
Atendemos a empresas dos mais variados segmentos e somos reconhecidos como referência em inovações logísticas, fornecemos consultoria especializada para atender de forma singular a cada projeto com o máximo desempenho e a mais alta performance.
Lembre-se: A gestão eficaz de ocorrências logísticas é um fator essencial para o sucesso das empresas. Através da implementação de estratégias de prevenção, monitoramento, resolução e uso de tecnologia, é possível minimizar os impactos negativos, aumentar a eficiência da cadeia de suprimentos e ainda garantir a satisfação dos seus clientes.
Entre em contato e fale com nossos especialistas!
